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Job Category:

Administration

Pay Grade Range:

€33,300.00 - €77,700.00

Disclaimer: The base salary range represents the low and high end of Altus Group’s “Pay Grade Range” for this position in the primary work location. Actual hiring salaries will vary depending on factors including but not limited to work experience, and geographic market data for the role. The Pay Grade Range listed above does not reflect Altus Group’s total compensation for employees. Other rewards may include an annual bonus, flexible work arrangements, and region-specific benefits.

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If you’re looking to advance your career in data analytics, expertise, and technology for the rapidly growing global CRE market, there’s no better place than Altus Group. At Altus, our work is purposeful. Every day, our employees drive impact, innovate, and shape the global commercial real estate (CRE) and PropTech industry.

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Jobübersicht:

Sind Sie organisiert, proaktiv und detailorientiert und möchten sich einem dynamischen Team anschließen? Die Altus Group sucht einen Office Manager (m/w/d) in Voll-oder Teilzeit, der unser Management und unser Team bei einer Vielzahl administrativer Aufgaben unterstützt. Wenn Sie eine Leidenschaft für die Schaffung einer effizienten und einladenden Arbeitsumgebung haben, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören!

Hauptverantwortlichkeiten:

Administrative Unterstützung: Unterstützen Sie das Management und das Team bei Aufgaben wie der Datenpflege, der Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitskonten, der Vorbereitung interner Workshops, dem Versenden von Briefen und Weihnachtsgeschenken, der Koordinierung von LinkedIn-Inhalten und unserer Homepage, der Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, der Planung von Besprechungen und der Pflege des Transparenzregisters und das Versenden von Informationsschreiben an die Mitarbeiter.

Rechnungsverwaltung: Organisieren Sie ausgehende und eingehende Rechnungen, einschließlich der Festlegung der abzurechnenden Leistungen, der Datenpflege, der Erstellung und Versendung von Rechnungen, der Nachverfolgung von Zahlungen, der Erfassung von Lieferantenrechnungen, dem Hochladen auf Workday und der Verwaltung von Zahlungen.

Geschäftsauswertungen: Arbeiten Sie mit der Buchhaltung zusammen, um monatliche Geschäftsauswertungen zu erstellen und so einen reibungslosen Monatsabschluss in Workday sicherzustellen.

Informationsbereitstellung: Bereitstellung von Informationen und Auswertungen für das Management, einschließlich monatlicher Mitarbeiterübersichten und Beantwortung von Vertrags- und Datenanfragen.

Rekrutierung und Onboarding: Unterstützen Sie Rekrutierungen; Führen Sie Erstgespräche, unterstützen Sie bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen, bei der Vorbereitung und Übergabe der Hardware, richten Sie Software-Accounts ein und sorgen Sie für einen reibungslosen Start neuer Mitarbeiter.

Koordinierung der Gehaltsabrechnung: Koordinieren Sie die Gehaltsabrechnung mit der Gehaltsbuchhaltung inklusive der Verwaltung von Krankenständen, Immatrikulationsbescheinigungen, Rentenplänen, Gehaltsänderungen und Sonderzahlungen.

Veranstaltungsorganisation: Organisieren Sie proaktiv Teamveranstaltungen, einschließlich Frühlings-, Herbst- und Weihnachtsfeiern, Teamessen, Spieleabende und Geburtstagsgeschenke.

Allgemeine Büroverwaltung: Überwachen Sie allgemeine Büroaufgaben wie Postbearbeitung, Büroausstattung, Einkauf von Verbrauchsmaterialien, Buchung von Reisen, Verwaltung von Postfächern, Dokumentation des Hardware-Inventars und Zusammenarbeit mit unserem IT-Partner.

Schlüsselqualifikationen:

Erfahrung: Büro-/Büroerfahrung, bevorzugt Erfahrung auf Führungsebene oder im professionellen Dienstleistungssektor.

Sprachkenntnisse: Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse.

Proaktiver Ansatz: Initiativ mit einer proaktiven Einstellung.

Kommunikationsfähigkeiten: Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.

Organisatorische Fähigkeiten: Motiviert, gewissenhaft, mit ausgeprägten Organisationsfähigkeiten.

Multitasking-Fähigkeit: Kann mehrere Aufgaben und Fristen verwalten und mit verschiedenen Teams zusammenarbeiten.

Begeisterung: Außergewöhnliche Fähigkeit eine einladende und dynamische Büroatmosphäre zu schaffen.

MS-Office-Kenntnisse: Kenntnisse in Word, PowerPoint, Excel und Outlook, insbesondere für die Kalenderverwaltung.

Wenn Sie bereit sind, eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung des reibungslosen Betriebes unseres Büros zu spielen und die Unterstützung eines dynamischen Teams zu übernehmen, bewerben Sie sich jetzt als Mitglied unseres Verifino-Teams der Altus Group!

What Altus Group offers:

• Rewarding performance: We are pleased to be able to provide employees competitive compensation, incentive and bonus plans, and a total rewards package that prioritizes their mental, physical and overall financial health.
• Growth and development: As a destination for top industry talent, we’re investing in you to meet the evolving needs of our clients and deliver on your professional goals. Our Altus Intelligence Academy offers over 150,000 hours of learning materials catering to diverse stages of an employee’s career journey.
• Flexible work model: We’re modernizing our employee programs to reflect the new world of work. Our Activity-Based Work model provides you with flexibility to align your work location to the work being performed - office for connecting and collaborating, and remote for focused work.

Altus Group is committed to fostering an inclusive work environment where all clients and employees feel welcomed, accepted and valued. We provide an atmosphere free from barriers to promote diversity, equity, and inclusion, and encourage equal opportunities for all employees. We’re seeking candidates with diverse experiences and provide accessible candidate experiences throughout the selection process. If you need accommodation, please contact us at [email protected] or +1 888 692 7487.

We appreciate all applicants who take the time to apply to Altus Group. Please note that only those who are selected to move forward in the process will be contacted. Thank you.